今年以來，合肥興泰股權(quán)投資管理有限公司（下稱：興泰股權(quán)或公司）以規(guī)范檔案管理為抓手，在檔案工作的規(guī)范化、制度化、信息化、特色化上下功夫，以“五個(gè)到位”狠抓檔案工作質(zhì)量和效率，開拓進(jìn)取，扎實(shí)工作，檔案管理和運(yùn)用水平顯著提升。

組織領(lǐng)導(dǎo)到位

檔案作為一種重要信息資源，真實(shí)的記錄企業(yè)各個(gè)階段經(jīng)營和管理等活動(dòng)，是一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，更是企業(yè)一項(xiàng)重要的“無形資產(chǎn)”，在企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中發(fā)揮不可替代的作用。

“要切實(shí)把公司檔案管好用好，讓檔案真正成為公司有用的資源；要將檔案管理工作全面納入公司制度體系，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入標(biāo)準(zhǔn)化工作程序……”公司主要領(lǐng)導(dǎo)在年初公司相關(guān)會(huì)議上擲地有聲強(qiáng)調(diào)。

明確各部門負(fù)責(zé)人為各自檔案管理的第一責(zé)任人，明確公司專職檔案員，各部門、各子項(xiàng)目組配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)各自的檔案收集和管理工作，促進(jìn)形成檔案分級管理模式。通過健全機(jī)制，進(jìn)一步擴(kuò)大公司檔案管理工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把單一的檔案管理擴(kuò)大為集“收、管、存、用”“一站式”的檔案綜合管理體系。

制度建設(shè)到位

今年以來，興泰股權(quán)以檔案規(guī)范化建設(shè)為契機(jī)，結(jié)合自身實(shí)際修訂了《興泰股權(quán)公司檔案管理辦法》，并將《立卷與歸檔整理制度》《檔案保管制度》《檔案借閱制度》等10余項(xiàng)檔案管理制度全部懸掛上墻，全面推行檔案管理制度化，在OA系統(tǒng)中增加了檔案借閱流程，使檔案的閱檔審批痕跡化，確保檔案收集、整理、歸檔、借閱等工作常態(tài)化、科學(xué)化。

學(xué)習(xí)培訓(xùn)到位

提高檔案管理人員素質(zhì)和能力，是做好檔案工作的關(guān)鍵。2021年5月27日，邀請檔案專業(yè)人員對公司檔案管理人員進(jìn)行集中授課輔導(dǎo)，培訓(xùn)分為理論和實(shí)際操作兩部分，整個(gè)培訓(xùn)具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性和針對性。課后大家紛紛表示，此次實(shí)戰(zhàn)教學(xué)形式新穎、實(shí)用，課程設(shè)置“精”、培訓(xùn)形式“活”、互動(dòng)交流“實(shí)”，讓理論知識(shí)變得可視化，通過實(shí)際操作演練讓大家快速熟悉檔案系統(tǒng)，提高使用的便捷性。

利用效果到位

抓好檔案規(guī)范化是保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。把好“收集關(guān)”，基礎(chǔ)材料規(guī)范化。牢固樹立“對歷史負(fù)責(zé)”的高度責(zé)任感，嚴(yán)格按照公司檔案管理辦法流程，認(rèn)真細(xì)致、準(zhǔn)確完整、按時(shí)保質(zhì)地圍繞各部門、子（項(xiàng)目組）公司人事、項(xiàng)目工程、文書等方面內(nèi)容，全方位收集匯總材料，從根本上提高檔案質(zhì)量。抓好“整理關(guān)”，科學(xué)立卷規(guī)范化。應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管。

截至5月末，共整理文書檔案4216件，項(xiàng)目檔案2876件，財(cái)務(wù)檔案288件。完成掃描46526頁。按資料整理的文書材料13160件，項(xiàng)目材料68803件，財(cái)務(wù)材料2473件。強(qiáng)化“考核關(guān)”，促進(jìn)檔案規(guī)范化。對公司各個(gè)階段形成的檔案歸檔材料進(jìn)行“全覆蓋”管理，落實(shí)到責(zé)任人，納入到工作考核，切實(shí)提升了部門檔案人員工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和積極性。

安全保障到位

檔案一旦丟失或損毀，將帶來難以彌補(bǔ)的損失。今年以來，按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)要求，興泰股權(quán)將原來零散的三處檔案存放點(diǎn)歸并到一處新建成的檔案室，為確保檔案存放安全，新檔案室配備了消磁柜、溫度計(jì)、抽濕機(jī)等專業(yè)檔案裝具。落實(shí)制度，規(guī)范管理。加強(qiáng)內(nèi)部管理，嚴(yán)格落實(shí)OA線上檔案借閱審批流程，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房溫濕度登記和檔案出入庫、借閱登記等安全保管制度。開展檢查，排除隱患。認(rèn)真清點(diǎn)檔案庫房內(nèi)的檔案種類和數(shù)量，將“家底”摸清，建立一本明明白白的臺(tái)賬，不定期地對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。

下一步，興泰股權(quán)將積極落實(shí)“數(shù)字興泰”發(fā)展戰(zhàn)略，進(jìn)一步提升公司檔案管理信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源高效管理與分享利用，讓檔案真正成為企業(yè)管理的“金鑰匙”。（興泰股權(quán) 芮志剛）